Zou artificiële intelligentie de decentralisatie van bedrijfsbeheertools kunnen bevorderen?

De integratie van artificiële intelligentie in bedrijven zou geleidelijk kunnen veranderen hoe hun beheertools worden ontworpen en georganiseerd. Een mogelijke ontwikkeling zou erin bestaan intelligente functies voor specifieke behoeften te ontwikkelen en die vervolgens te verbinden met de systemen die al in gebruik zijn. Bedrijven zouden zo meer ruimte krijgen om hun digitale omgeving vorm te geven, zonder noodzakelijk hun volledige werking aan één platform toe te vertrouwen.

Dit perspectief zou de weg kunnen openen naar een vorm van decentralisatie van beheertools. De term zou hier verwijzen naar meer autonomie bij de keuze, het ontwerp en de verdere ontwikkeling van oplossingen, eerder dan naar verspreiding van informatie. Een bedrijf zou een gecentraliseerd overzicht van zijn activiteiten kunnen behouden en tegelijk steunen op verschillende gespecialiseerde onderdelen, geselecteerd volgens zijn eigen vereisten.

Artificiële intelligentie zou aan deze ontwikkeling kunnen bijdragen door bepaalde interacties tussen gebruikers, gegevens en software te vergemakkelijken. De reikwijdte van deze verandering zou echter blijven afhangen van de betrouwbaarheid en kosten van de integraties en van het vermogen van bedrijven om er de controle over te behouden.

Een digitale organisatie die meer door het bedrijf zelf wordt bepaald

In dit scenario zou het ontwerp van een beheertool directer vertrekken van de werking van de organisatie. Haar procedures, beperkingen en de verantwoordelijkheden van haar teams zouden de basis vormen voor het bepalen van de functies.

Een dienstverlenend bedrijf zou bijvoorbeeld de ontvangst van commerciële aanvragen willen verbinden met de voorbereiding van offertes en vervolgens met de opvolging van de dienstverlening. Een werkplaats zou mogelijk voorrang geven aan de coördinatie van werkzaamheden en de beschikbaarheid van apparatuur. Voor een restaurant zou de prioriteit kunnen liggen bij de aankopen of het afstemmen van verkopen en voorraden.

Deze behoeften zouden tot verschillende omgevingen leiden, ook bij bedrijven in dezelfde sector. Sommige functies zouden uit bestaande software kunnen komen; andere zouden specifiek worden ontwikkeld. AI zou worden geïntegreerd in de stappen waar haar gebruik een aantoonbaar belang zou hebben.

Een dergelijke aanpak zou ook een geleidelijke ontwikkeling mogelijk kunnen maken. Het bedrijf zou beginnen met een afgebakend probleem, het nut van de ingevoerde oplossing beoordelen en vervolgens beslissen over een eventuele uitbreiding. Het zou dus niet noodzakelijk zijn hele beheersysteem moeten herzien om van een nieuwe functie te profiteren.

Toepassingen die rechtstreeks aansluiten op de bedrijfsvoering

Inkoopbeheer zou een eerste mogelijke toepassing zijn. In een restaurant zou een hulpmiddel geregistreerde verkopen, receptfiches en ingevoerde voorraden kunnen vergelijken om bestelvoorstellen voor te bereiden. De verantwoordelijke zou de aannames kunnen aanpassen op basis van reserveringen, een geplande sluiting of een wijziging van het menu. De voorgestelde hoeveelheden zouden controleerbaar blijven voordat er iets naar leveranciers wordt verstuurd.

In een garage zou een integratie zich kunnen richten op de planning van werkzaamheden. Het systeem zou de geschatte duur van het werk, de beschikbare vaardigheden en de aangekondigde levertijden van onderdelen bekijken. Wanneer een element een afspraak in het gedrang brengt, zou het de betrokken dossiers kunnen identificeren en een voorstel voor een nieuwe planning voorbereiden. De uiteindelijke beslissing zou bij de werkplaatsverantwoordelijke blijven, vooral wanneer de situatie een commerciële of menselijke afweging vereist.

Voor een dienstverlenend bedrijf zou het intelligente hulpmiddel al bij de ontvangst van een klantaanvraag kunnen worden ingezet. Het zou helpen de inhoud te structureren, ontbrekende informatie te herkennen en de bijbehorende diensten te selecteren. De offerte zou vervolgens automatisch kunnen worden opgesteld op basis van prijsregels die het bedrijf heeft vastgelegd. De interpretatie van de behoefte zou door AI gebeuren, terwijl de prijsberekening aan expliciete mechanismen onderworpen zou blijven.

Na aanvaarding zouden de verzamelde gegevens het uitvoeringsdossier, de klantenzone en de projectkalender kunnen aanvullen. Die continuïteit zou herhaalde gegevensinvoer mogelijk beperken, op voorwaarde dat de uitwisseling tussen de verschillende hulpmiddelen goed is georganiseerd.

Administratief beheer zou andere mogelijkheden bieden. Een assistent zou een lijst kunnen voorbereiden van facturen die binnenkort vervallen, betalingen aan klantendossiers koppelen of concepten voor betalingsherinneringen schrijven. Bijzondere situaties, zoals een geschil of een betalingsregeling, zouden van automatische verwerking kunnen worden uitgesloten en afzonderlijk worden beoordeeld.

Een documenthulpmiddel zou ook de toegang tot interne kennis kunnen vergemakkelijken. Op basis van een vraag zou het binnen de toegestane documenten naar relevante procedures of technische informatie zoeken. Het antwoord zou de gebruikte referenties bevatten, zodat de medewerker de inhoud kan controleren. Bij onvoldoende informatie zou het systeem die beperking moeten kunnen aangeven, in plaats van een onzeker antwoord als een vaststaand feit te formuleren.

Ten slotte zou een bedrijfsleider kunnen beschikken over een interface om bedrijfsgegevens te bevragen zonder elke zoekopdracht zelf te moeten voorbereiden. Het hulpmiddel zou bijvoorbeeld projecten bekijken die hun budget dreigen te overschrijden of dossiers met vertraging. De resultaten zouden geregistreerde informatie moeten onderscheiden van berekende schattingen en tegelijk toegang moeten geven tot de gegevens waarop de analyse is gebaseerd.

Het zou niet de bedoeling zijn deze toepassingen systematisch in te voeren. Hun relevantie zou afhangen van de problemen die zich voordoen, de kwaliteit van de beschikbare gegevens en de daadwerkelijk waargenomen voordelen.

*IRSOY staat nu al klaar om dit soort aanvragen te onderzoeken: intelligente tools op maat ontwerpen en integreren met de software van uw bedrijf.*

Stel uw project voor →

Een gemeenschappelijke omgeving, opgebouwd uit verschillende oplossingen

De beoogde decentralisatie zou gepaard kunnen gaan met een gemeenschappelijke werkomgeving. Medewerkers zouden vanuit dezelfde interface toegang krijgen tot verschillende functies, terwijl die op afzonderlijke systemen zouden steunen.

Een bedrijf zou zo zijn boekhoudsoftware, reserveringsdienst en documentopslag kunnen behouden en vervolgens de verbindingen laten ontwikkelen die nodig zijn voor bepaalde toepassingen over die systemen heen. Een verzoek in de gemeenschappelijke interface zou het mogelijk maken informatie in verschillende bronnen op te zoeken of een actie in het juiste hulpmiddel voor te bereiden.

AI zou deze interacties kunnen vergemakkelijken zonder alle handelingen op zich te moeten nemen. Berekeningen, toegangsregels of voorwaarden voor het activeren van een handeling zouden toevertrouwd kunnen blijven aan mechanismen waarvan het gedrag vooraf wordt vastgelegd.

Een dergelijke organisatie zou het mogelijk kunnen maken een onderdeel te vervangen zonder de hele omgeving opnieuw op te bouwen. Die flexibiliteit zou wel vereisen dat de gegevensuitwisseling, verbindingen en verantwoordelijkheden van elk systeem al bij het ontwerp zijn voorzien.

Decentralisatie zou dan vooral betrekking hebben op het vermogen van het bedrijf om zijn hulpmiddelen te kiezen en verder te ontwikkelen. Ze zou niet vereisen dat er meer interfaces komen of dat de opvolging van de activiteiten versnipperd raakt.

Autonomie die nog zou moeten worden aangetoond

De ontwikkeling van hulpmiddelen op maat zou op zichzelf geen grotere onafhankelijkheid garanderen. Een bedrijf zou een oplossing kunnen hebben die volledig op zijn werking is afgestemd en toch sterk afhankelijk blijven van de dienstverlener die het onderhoud verzorgt.

Evenzo zouden verschillende afzonderlijke hulpmiddelen kunnen steunen op een gemeenschappelijke aanbieder van infrastructuur of AI-modellen. De schijnbare verscheidenheid aan applicaties zou dus niet noodzakelijk overeenkomen met een spreiding van de afhankelijkheden.

Vanuit dit perspectief zou de beoordeling van een project verder moeten gaan dan alleen de functies. De mogelijkheid om gegevens terug te krijgen, het onderhoud aan een ander team over te dragen of een dienst te vervangen zou een aandachtspunt vormen. Er zouden ook voorwaarden moeten worden voorzien voor de continuïteit van de activiteiten wanneer een intelligente functie niet beschikbaar is.

Rechten zouden volgens het gebruik moeten worden bepaald. Een documentassistent zou niet noodzakelijk toegang nodig hebben tot financiële informatie of personeelsdossiers. Een hulpmiddel dat herinneringen voorbereidt, zou niet automatisch gemachtigd zijn die ook te versturen. De autonomie van elke functie zou in verhouding kunnen staan tot de gevolgen van haar handelingen.

De economische vraag zou even belangrijk blijven. Voor een gangbare behoefte zou een bestaande oplossing nog steeds de voorkeur kunnen verdienen boven ontwikkeling op maat. Omgekeerd zouden een specifieke procedure of repetitieve handelingen een integratie op maat kunnen rechtvaardigen. Die beslissing zou moeten steunen op een beoordeling van de ontwerp-, werkings- en onderhoudskosten en op het nut dat de teams ervaren.

Een geleidelijke ontwikkeling vanuit specifieke behoeften

Een eerste stap zou kunnen zijn een beperkt proces te onderzoeken: de behandeling van een commerciële aanvraag, de voorbereiding van aankopen of de opvolging van een interventie. Het bedrijf zou bepalen welke informatie nodig is, welke handelingen zijn toegestaan en welke situaties aan een menselijke beslissing onderworpen moeten blijven.

Een proef zou het vervolgens mogelijk maken de resultaten in reële werkomstandigheden te beoordelen. De tijd voor controles, eventuele fouten en het gebruiksgemak zouden even zwaar wegen als de geautomatiseerde taken. Afhankelijk van die vaststellingen zou het hulpmiddel kunnen worden uitgebreid, gecorrigeerd of stopgezet.

Die stapsgewijze aanpak zou het bedrijf de mogelijkheid geven zijn organisatie verder te ontwikkelen zonder meteen zijn volledige activiteit aan een nieuw systeem te verbinden. Ze zou er ook toe kunnen leiden bepaalde procedures ongewijzigd te behouden wanneer aanpassing onvoldoende voordeel oplevert.

Op termijn zouden bedrijven zo meer vrijheid kunnen krijgen om hun hulpmiddelen aan te passen aan het tempo van hun behoeften. Decentralisatie zou dan de vorm aannemen van een groter vermogen om hun eigen beheeromgeving samen te stellen, met de mogelijkheid een onderdeel te wijzigen zonder telkens het geheel ter discussie te stellen. AI zou aan deze ontwikkeling kunnen bijdragen, voor zover de technische en contractuele keuzes die vrijheid daadwerkelijk bewaren.